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規程24：購買管理規程
第1章 総則
第1条（目的）
本規程は、当社における物品、機器、ソフトウェア、外部委託サービス、並びに各種消耗品等の調達・購買業務に関する基本手順、審査基準、及び管理責任を定めることにより、購買取引の適正化、コストの最適化、不正防止（購買コンプライアンスの確立）、並びに適切な買掛金の管理を図ることを目的とする。

第2条（適用範囲）
本規程は、当社における次に掲げるすべての購買・調達取引（以下「購買取引」という。）に適用する。

ソフトウェア・ライセンス：開発用ツール、クラウドインフラ（AWS、GCP等）、社内利用ソフトウェア等のライセンス・利用契約

ハードウェア・固定資産：PC、サーバー、ネットワーク機器、検証用機器、車両、検証用船舶「carota」関連資材等の調達・保守契約

外部委託・サービス：ソフトウェア受託開発の外注費、各種コンサルティング、専門職サービス（弁護士・公認会計士等）、並びに業務委託費

一般消耗品・サービス：事務用品、備品、清掃・保守管理委託、その他日常業務に必要な経費

第3条（購買管理の基本原則）
購買取引にあたっては、次の4原則を遵守しなければならない。

公平・公正の原則：特定の取引先に対して不当な優遇または差別を行わず、透明性の高い選定を行う。

経済性の原則：品質、価格、納期、保守体制、信用力等を総合的に勘案し、最も経済的な条件で調達する。

相互牽制（分離）の原則：発注の選定・起案を行う者と、検収（受け入れ確認）を行う者、並びに支払処理を行う者を分離し、不正の発生を防止する。

反社排除の原則：反社会的勢力との関係を遮断し、適格性が確認された取引先としか契約を行わない。

第4条（関係規程との関係）
取引開始前の反社会的勢力チェック手続については、規程39：反社会的勢力対応規程 に従う。

購買取引に伴う発注金額の決裁権限および事前申請手続については、規程09：職務権限規程 及び 規程10：稟議規程 の定めに従う。

外注成果物等に係る知的財産権の帰属については、規程51：ソフトウェア・知的財産管理規程 に従う。

購買により取得された資産の記帳および減価償却処理については、規程18：固定資産管理規程 及び 規程19：経理規程 の定めに従う。

契約書、注文書、請書、納品書、請求書、並びに相見積書等の保存については、規程30：文書管理規程 に従い10年間（電帳法対応を含む）保存する。

第2章 購買管理体制および取引先選定
第5条（購買主管部門）
購買業務の全体的な管理、購買プロセスの牽制、および買掛金の管理を行う主管部署は、総務部及び経理財務部とする。

各専門分野の購買実務を担当する部門（以下「発注担当部門」という。）は次のとおりとする。

(1) 開発部：開発用ソフト・ハードウェア、クラウドインフラ（AWS/GCP等）、開発外注費、技術検証資材

(2) 総務部：社内ITインフラ、固定資産、検証用船舶「carota」維持整備費、事務用備品、全社法務・コンサル外注費

(3) 各 部：自部門の管轄業務に直接関わる専門費用および消耗品

第6条（新規取引先の審査および口座登録）
発注担当部門は、新規の取引先と購買取引を開始しようとする場合、あらかじめ「新規取引先登録申請書」を作成し、取引先の概要、商業登記簿、決算書等の評価資料を添えて総務部へ申請しなければならない。

総務部は、提出された資料に基づき、反社チェック（規程39：反社会的勢力対応規程）、信用力、法的適合性を審査し、適格と認めた場合に限り取引先マスターへの登録（口座開設）を承認する。

未登録の取引先に対する事前発注（承認なしの発注）を厳に禁ずる。

第7条（相見積の取得基準）
発注担当部門は、購買取引にあたり価格の妥当性を検証するため、原則として次の基準に従い相見積（複数の競合見積）を取得しなければならない。

発注予定金額（税抜）
相見積の要否
適用手続
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50万円未満
原則不要
単独見積書にて処理可
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50万円以上300万円未満
必須（2社以上）
相見積書を添付し、職務権限に基づき決裁（規程09：職務権限規程）
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300万円以上
必須（3社以上）
相見積書および「選定理由書」を添付し、稟議決裁（規程09：職務権限規程）

特殊な技術・専門性、特許権の都合、既存システムの仕様変更等により、相見積の取得が不可能な（または著しく不合理な）場合は、その具体的な理由を明記した「単独指名選定理由書」を作成し、代表取締役社長（または総務部長）の特別承認を得なければならない。

第3章 発注および契約手続
第8条（発注手続および事前承認）
発注担当部門は、購買取引を行うにあたり、あらかじめ 規程09：職務権限規程 及び 規程10：稟議規程 に定める決裁を得なければならない。

事前承認を得ていない案件、または予算枠（規程21：予算管理規程）を超過する案件について、先行して取引先へ口頭発注または内示を行ってはならない。

第9条（契約の締結および注文書の発行）
購買取引を行う場合は、原則として法務・総務部の事前審査を経た「業務委託基本契約書」「基本売買契約書」等をあらかじめ締結しなければならない。

個別の購買取引にあたっては、書面または電磁的記録（電子契約・電子発注システム等）による「注文書（発注書）」を発行し、取引先から「注文請書」を受領しなければならない。

注文書には、品名、仕様・数量、単価・総額、納入期日、納品場所、検収基準、及び支払条件を明確に記載しなければならない。

第4章 納品、検収および検収書
第10条（納品および検収の徹底）
発注担当部門（または指定された検収担当者）は、物品の納入、ソフトウェアの納品、またはサービスの提供が完了した際、速やかに次の確認（検収）を行わなければならない。

(1) 注文内容（仕様、数量、品質、機能等）との一致確認

(2) 外観の破損・不具合、またはプログラムの動作テスト（バグの有無）

(3) 委託業務の成果物（報告書・仕様書等）の網羅性及び品質の確認

発注を行った者と同一の者が単独で検収を行ってはならず、必ず第三者（上司または指定の検収担当者）による確認または検証結果の裏付けを得なければならない。

第11条（検収書の発行および不適合時の措置）
検収担当者は、検収の結果、適合と認めた場合は、速やかに「検収書（受領書）」を発行（またはシステム上で承認）し、取引先および経理財務部へ通知しなければならない。

検収の結果、納品物またはサービスに不適合（瑕疵、不具合、数量不足等）が発見された場合、担当部門は速やかに取引先へ連絡し、追納、修正、値引き、または契約解除等の適切な是正措置をとらなければならない。

第5章 買掛金管理および支払手続
第12条（請求書の精査および買掛金照合）
経理財務部は、取引先から送付された「請求書」を受領した際、事前に受領した「注文書」及び「検収書（検収承認データ）」と内容（品名、数量、金額、支払条件等）が完全に対合・一致しているかを厳重に精査しなければならない。

精査の結果、不一致や疑義が判明した請求書については、直ちに発注担当部門へ差戻し、原因が解明されるまで支払手続を保留しなければならない。

第13条（支払手続）
経理財務部は、精査を完了した買掛金について、契約に定める支払期日（例：検収月末締め・翌月末日払い等）に基づき、振込手続を行う。

支払方法は原則として銀行振込とし、現金の直接手渡しや個人口座への振込を行ってはならない。

早期支払割引（現金割引）や特約等がある場合を除き、定められた支払期日より早期に支払手続を行ってはならない。

附則
第1条（施行日）
本規程は、2026年9月1日より施行する。

第2条（改定）
本規程の改定は、取締役会の決議による。




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