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規程30：文書管理規程
第1章 総則
第1条（目的）
本規程は、当社における文書、記録、電磁的記録等の作成、審査、承認、収受、発送、整理、保管、保存、及び廃棄等（以下「文書管理」という。）に関する基本規準と取扱手続を定めることにより、業務運営の効率化、情報の適切な共有、法令遵守（コンプライアンス）、財務報告の信頼性確保、並びに内部統制の維持・向上を図ることを目的とする。

第2条（適用範囲および定義）
本規程は、当社のすべての役員及び従業員に適用する。

本規程において「文書」とは、当社の業務上作成または受領した一切の文書、図面、電子メール、電子申請データ、磁気テープ、ハードディスク、クラウド上のストレージに記録された電磁的記録等（以下「電磁的記録」を含む。）をいう。

第3条（文書管理の基本原則）
文書管理にあたっては、次の原則を徹底しなければならない。

正確性・完全性の原則：作成・受領した文書は、事実に基づいて正確かつ遅滞なく作成・管理されなければならない。

安全性の原則：文書の漏洩、改ざん、不法な持ち出し、または消失を防ぐため、適切なセキュリティ管理（規程43：情報セキュリティ管理規程・規程30）を行わなければならない。

継続性・検索性の原則：必要な文書が迅速に検索・閲覧・更新できるよう、統一された分類体系及び命名ルールに基づき整理しなければならない。

法令遵守の原則：会社法、税法、電子帳簿保存法、労働基準法、個人情報保護法等の法令に基づき定められた保存期間を厳守しなければならない。

第4条（関係規程との関係）
株主総会、取締役会、執行役員会等の重要議事録の作成・保管については、規程02-01：株主総会運営規程 及び 規程02：取締役会規程 に従う。

稟議書及び職務権限に基づく承認文書の管理については、規程09：職務権限規程 及び 規程10：稟議規程 に従う。

検証用船舶「carota」の乗船・利用実績ログ及び保守記録の保管については、規程50：検証用船舶管理および運用要領 の定めに従う。

反社チェック記録（規程39：反社会的勢力対応規程）、関連当事者取引承認書類（規程38：関連当事者取引管理規程）、内部通報記録（規程37：内部通報規程）、リスクアセスメント書類（規程35：コンプライアンス・リスク管理規程）の保存については、各該当規程に定めるところによる。

会計帳簿、伝票、証憑、及び決算関連書類の保存については、規程19：経理規程 に従う。

個人情報、マイナンバー特定個人情報、及び機密情報資産を含む文書のセキュリティ分類及び安全管理措置については、規程33：個人情報管理規程、規程34：特定個人情報管理規程、及び 規程43：情報セキュリティ管理規程 に定めるところによる。

第2章 管理体制および責任
第5条（総括文書管理者および主管部門）
当社における文書管理の総括責任者（以下「総括文書管理者」という。）は、規程08：業務分掌規程 の定めるところによる。

文書管理の基準策定、全社的な保存状況の監査、及び規程の改定を行う主管部署は、総務部とする。

第6条（部門文書管理者）
各部門長は、自部門における「部門文書管理者」となり、自部門が作成・受領した文書の整理、保管、アクセス権限の管理、及び保存期間満了時の廃棄手続に責任を負う。

部門文書管理者は、毎年1回以上、自部門が保有する文書の棚卸しを行い、保管状況を総括文書管理者へ報告しなければならない。

第3章 文書の作成、承認および電磁的記録の取扱い
第7条（文書の作成および収受）
文書の作成にあたっては、日付、作成部署、作成者名、件名、及び機密区分（規程43：情報セキュリティ管理規程 第6条）を明記しなければならない。

社外から受領した重要文書（契約書、通達、請求書、行政指示等）は、遅滞なく受信（受領）日時及び受領者を記録し、担当部門へ引き渡さなければならない。

第8条（電磁的記録の優先および電子帳簿保存法対応）
当社は、業務の効率化及びペーパーレス化を推進するため、文書の作成、流行（稟議）、承認、保存にあたり、原則として電子決裁システム及びクラウドストレージ等の電磁的記録を優先して使用する。

国税関係書類（領収書、請求書、注文書、送り状等）を電磁的記録で保存する場合は、電子帳簿保存法の定める要件（真実性の確保、可視性の確保、タイムスタンプ付与または修正削除履歴の保持等）を満たすシステム環境下で管理・保存しなければならない（規程19：経理規程）。

第4章 文書の保管、保存および保存期間
第9条（保管と保存の区分）
保管：作成または受領した文書を、常用または参照のため各部門において直ちに利用できる状態にしておくことをいう。

保存：常用を終了した文書について、法令の定めまたは業務上の要請に基づき、所定の期間、総務部または指定された安全なアーカイブ環境で維持・管理することをいう。

第10条（保存期間の分類および基準）
当社における文書の保存期間は、「永久」「10年」「5年」「3年」「1年」の5区分とし、別表「文書保存期間標準表」に基づき管理する。

【別表：主要文書の保存期間一覧】
保存期間
対象文書の例
根拠・関係規程
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永久保存
定款、商業登記関連書類、株主名簿、主要な許認可証、特許権・知的財産権等の原本
会社法、法令、規程01：定款・規程02：取締役会規程・規程51：ソフトウェア・知的財産管理規程

10年保存
株主総会議事録、取締役会議事録、決算書類・附属明細書、会計帳簿（総勘定元帳等）、伝票・請求書・領収書、稟議書・承認文書、各種主要契約書、職務権限規定関係文書、反社チェック記録、関連当事者等取引承認書、内部通報調査録、リスク管理アセスメントシート、検証用船舶「carota」利用実績ログ・管理台帳、出張旅費精算書
会社法、税法、電帳法、規程08：業務分掌規程・規程09：職務権限規程・規程10：稟議規程・規程19：経理規程・規程35：コンプライアンス・リスク管理規程・規程37：内部通報規程・規程38：関連当事者取引管理規程・規程39：反社会的勢力対応規程・規程50：検証用船舶管理および運用要領

5年保存
就業規則原本（改定前を含む）、労働者名簿、賃金台帳、雇用契約書、退職者の人事記録、育児・介護休業等申請書、個人情報・マイナンバー関連同意書・廃棄台帳
労働基準法、税法、個人情報保護法、規程12：就業規則（マスター本則）・規程13：賃金規程・規程15：育児・介護休業規程・規程33：個人情報管理規程・規程34：特定個人情報管理規程

3年保存
定期健康診断結果、安全衛生関係書類、一般的な業務報告書
労働安全衛生法、業務運用

1年保存
一時的なメモ、日常の通知事項、簡易な連絡用電子メール等
日常業務運用

第5章 文書の安全管理、開示および廃棄
第11条（アクセス制限および安全管理）
部門文書管理者は、機密区分（規程43：情報セキュリティ管理規程 第6条）に応じて文書の閲覧・共有範囲を設定し、不正なアクセス、複製、改ざん、または社外への持ち出しを防止しなければならない。

個人情報（規程33：個人情報管理規程）及び特定個人情報（規程34：特定個人情報管理規程）が含まれる文書は、施錠可能なキャビネットまたはアクセス制限機能を有する専用ストレージに保管しなければならない。

第12条（監査等への提示）
株主、監査役、内部監査人、公認会計士（会計監査人）、裁判所、または行政機関から法令に基づく文書の提示・閲覧請求があった場合、総務部は関係部門と協議の上、直ちにこれを提示しなければならない。

第13条（文書の廃棄）
部門文書管理者は、保存期間が満了した文書について、速やかに「文書廃棄申請書」を作成し、総括文書管理者（総務部長）の承認を得た上で廃棄手続をとらなければならない。

機密情報、個人情報、または特定個人情報が含まれる文書の廃棄にあたっては、復元不能な方法（シュレッダー裁断、溶解処理、または完全データ消去）にて行い、処理業者等から「廃棄証明書」を取得・保管しなければならない（規程33：個人情報管理規程・規程34：特定個人情報管理規程）。

訴訟、行政調査、または監査等に関連する文書については、保存期間が満了している場合であっても、当該事案が終了するまで廃棄を保留しなければならない。

附則
第1条（施行日）
本規程は、2026年9月1日より施行する。

第2条（改定）
本規程の改定は、取締役会の決議による。




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